Las fuerzas externas también ejercen serias influencias a los equipos de trabajo y pueden llegar a favorecer o entorpecer sus actividades y planes. Fuerzas tales como exigencias ante resultados obtenidos, avances logrados, cumplimiento de indicadores, apego a valores, cobertura de expectativas, muestra de lealtades por alianzas, afiliaciones preconcebidas, controles administrativos, competencia intergrupal, estatus organizacional, luchas de poder entre directores, cambios continuos de planes o prioridades, afectan a todos los grupos de trabajo, a las motivaciones de sus integrantes y de conjunto, a los objetivos y estrategias como a las actividades que están en marcha y finalmente en el ambiente de trabajo, que muchas veces se ve reflejado en alto índice de accidentes –por las presiones y estrés generado-, ausentismo por enfermedades, desánimo y pérdida de interés, diversas formas de sabotajes, violencia silenciosa, robos y finalmente rotación de personal.
Debemos ser conscientes que las comunidades como toda clase de organizaciones están formadas por personas que interaccionan individual y constantemente dentro de los grupos relacionados para llevar a cabo las acciones necesarias contempladas en sus planes de acción como también por la necesidad de seguir los pasos que indican los procesos de trabajo ya establecidos con anterioridad y para satisfacer sus necesidades. La organización plantea las expectativas a los diversos grupos de trabajo, aunque éstas de seguro varían ampliamente de un grupo a otro.
La libertad con que cualquier grupo, en una organización realiza sus actividades y sus funciones está relacionada con la definición total que pronuncia la organización sobre la función, el papel de ese grupo y del nivel de preparación de sus miembros.
Las expectativas o exigencias hacia un grupo dado, pueden basarse sobre cosas tales como la tradición, las experiencias pasadas, el estatus social de los miembros, y de la conducción, los propósitos manifestados abiertamente, de los acuerdos aceptados por el grupo ante los demás, de las promesas abiertas que ha expuesto públicamente el propio líder de la institución, como de la imagen pública que ha construido con el tiempo la misma organización.
Estas fuerzas se tornan efectivas a medida que son reflejadas por los integrantes o por las comunicaciones e interacciones de los miembros entre sí, al tomar decisiones que vayan asociadas, alineadas o dirigidas hacia las metas buscadas. Estas fuerzas externas pueden ser juzgadas como <<restrictivas>> por el grupo, si su incidencia entorpece o dificulta su avance. En cambio, estas mismas fuerzas pueden ser consideradas por el grupo como <<expansivas>> cuando el mismo grupo siente la aceptación de algún concepto o panorama nuevos o posibilidad antes no vista que facilite el avance hacia sus objetivos y metas. Lo que sí es definitivo entender, es que, en cualquiera de los casos, estas fuerzas externas impactarán el funcionamiento regular del grupo.
Hay muchos casos en los que la “organización superior” cuestiona y ejerce influencia por medio de consejos, guías, programas, lineamientos o políticas requeridos o recomendados. Es importante reconocer que tales fuerzas externas que influyen la función del grupo, existen, y deben ser tomadas en cuenta para entender el funcionamiento del grupo. Es común encontrar que, en las organizaciones los planes de acción diseñados por el grupo no están del todo aprobados, por lo que la unidad local se enfrenta con la tarea de ajustarse a lo que indica la dirección.
Los grupos como los individuos regularmente se ven forzados a realizar diferentes ajustes cuando se enfrentan con todo tipo de dilemas. Pueden ignorar o traicionar sus propios valores cayendo en incongruencias e inconsistencias con tal de satisfacer expectativas externas, lo que significa correr el riesgo de perder el sentido de la tarea, o de ser condenados al ostracismo, pueden ignorar los valores institucionales lo que significa correr el riesgo de ser censurados por la institución o pueden intentar ajustarse entre ambos, es por eso que el hecho de que sean parte integrante de un esquema extraño, es una fuerza que constantemente influye sobre sus conductas y actividades.
Por todo lo anterior, queda de manifiesta la importancia que reviste el hecho de que a cada miembro del grupo le debe de quedar absolutamente claros los objetivos y metas que se persiguen como los propósitos que las sustentan. Recuerda que un grupo que no está al tanto de sus metas, es un barco sin timón, a la deriva sujeto a las inclemencias. Las metas establecidas en cooperación y bien manifestadas, basadas sobre fundamentos sólidos, intereses y necesidades definidos por los integrantes del grupo, ayudarán a proporcionar las contestaciones a éstas y a otras muchas inquietudes.
De acuerdo con la estructura analítica desarrollada, todos los grupos tienen tres campos principales de interés y éstos son: 1) el grupo mismo, que tiene que ver con el bienestar y cuidado de sus integrantes y su manejo ante las dinámicas interna y externa; 2) las metas o los objetivos hacia los cuales está orientado el esfuerzo conjunto; y 3) las técnicas, medios, recursos y métodos empleados por el grupo para su logro.
Las metas de los grupos especifican o definen sus fines, identifican los blancos hacia los cuales deben dirigir las actividades y esfuerzos del grupo para hacer que las cosas sucedan. También proporcionan el esquema dentro del cual se pueden tomar decisiones racionales respecto a la cantidad y a los tipos de actividades que el grupo debe emprender, así como la serie de recursos a emplear. Facilitan los criterios para fijar indicadores de eficiencia y avances, provocando que cada miembro mantenga un permanente enfoque que le ayude a identificar prioridades. Cuando se desarrollan y se manifiestan eficientemente, pueden proporcionar una base para encausar los interese particulares hacia los comunes, y facilita a la vez, ante un conflicto de intereses llegar a consensos y acuerdos constructivos y satisfactorios para todos más rápidamente, facilita la disposición para colaborar incondicionalmente bajo un sentido de solidaridad y compañerismo, detona la creatividad del grupo y la aplicación del acervo de conocimientos más allá de lo curricular ante el reto de superar la serie de posibles adversidades, limitaciones, restricciones o carencias que surjan durante el proceso, despierta el sentimiento de identidad de grupo, detona la motivación hacia el logro y la pasión por la actividad, propicia la participación significativa que dé como consecuencia sensaciones de realización y satisfacción a todos.
El fracaso en los equipos de trabajo, en muchos de los casos, no es cuestión de insuficiente cantidad de integrantes ni deficiencia en conocimientos, habilidades, experiencia, o de falta de esfuerzo. Más frecuentemente se debe al hecho de no analizar las necesidades, temores, expectativas, intereses de los integrantes ante las condiciones imperantes y cambiantes, y no fijar claramente objetivos realistas, normas de actuación, establecer una visión y propósito significativos que inspiren y reten a los participantes a dar lo mejor de ellos y una atinada clarificación y alineación de valores que hagan sentir a todos los integrantes cómodos y confiados, como la forma de tomar decisiones ante las distintas disyuntivas.
La mayoría de los líderes tienen limitantes en cuanto a todo lo concerniente a procesos humanos y al desarrollo de habilidades para las relaciones sociales, por tanto, son en muchos de los casos incapaces de saber estimular la motivación en los integrantes a participar activa y significativamente como manejar el esfuerzo como hasta el sacrificio para llegar a óptimos resultados. Este problema gira con regularidad alrededor de la falta de claridad, comprensión y acuerdo sobre cuáles son los propósitos del grupo o de la manera en que su esfuerzo está contribuyendo verdadera y significativamente al logro de las supuestas metas y sus beneficios colaterales
Una vez establecidas las metas y estrategias bajo la clara comprensión de su relevancia como de sus implicaciones, aceptadas por todos los integrantes del grupo, y acordada la manera de lograrlos vinculando necesidades, intereses individuales a ellas, clarificado temores y expectativas ante el proyecto y ante el grupo, haber expuesto tanto necesidades como intereses de los integrantes y, alineado así sus voluntades, todo este trabajo va a contribuir a construir una fuerte identidad de grupo que a su vez, por una parte, ayudará, a lograr la cohesión de los miembros en la formación de una entidad integrada (equipo) y con ello se blindará a sí mismo para protegerse contra todas aquellas fuerzas externas que ejercerán una serie de presiones a lo largo de sus futuras experiencias y por otra, lograrán de manera conjunta una interacción óptima mediante la continua evaluación de sus actividades como parte de su progreso cotidiano.
Para mayor información, consulta nuestra sección de Certificación de Clase Mundial en Coaching de equipos y descubre todos los servicios que tenemos para ti.
Por Master Coach Conrado Carlos Alonso Izaguirre
