ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

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Para los griegos de la época clásica, el tiempo era un dios: CRONOS

La mejor definición, si bien no más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles: “el número o la medida del movimiento según antes y después”. Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambiaba “se movía” de la potencia al actode la posibilidad a la realidad).

El tiempo es, pues, la dimensión del cambio. Si nada cambiara, no habría tiempo o simplemente no se notaría su transcurrir. Resulta un corolario que sorprenderá a más de uno: el tiempo en sí no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro., sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.

Para el ser humano, el tiempo es la vida. Con mayor razón que el trillado refrán castellano: “el tiempo es oro”, y que el refrán anglosajón: “time is money”, debería difundirse este refrán filosófico y universal: “el tiempo es vida”. Es la vida que se procesa y se construye, se despliega y hasta el final se repliega. La vida biológica, no substituible, renovable ni recuperable; inexorable y mortal, que camina sin detenerse jamás; que transcurre sin atención a clases sociales, dignidades o señoríos; que fluye con el mismo ritmo para el peón de albañil que para el director general de un banco; el mismo para el niñito del jardín de niños que para el anciano de la esquina o Presidente de la República.

Los padres ricos que llenan a sus hijos de regalos, pero les regatean su tiempo, habrían de ponerse a pensar sobre las serias consecuencias de tal actitud, pues el mensaje es, <<que son poco importantes>>. Otro ángulo de reflexión es cuando una persona carece de objetivos significativos y propósitos en la vida, entonces puede caer fácilmente en la ociosidad o en la apatía, desperdiciando el recurso más valioso y no renovable que es el tiempo. De ahí que vivir una existencia intensamente requiere de tener razones que le den sentido a la vida misma, por lo que surge la importancia de fijar objetivos y metas y luego administrar todos los recursos de que podemos disponer, ya que el dispendio y desperdicio va en contra de nuestra realización como seres constructivos, productivos y serviciales para lograr de esta manera, una sensación de satisfacción y paz, sin embargo, se puede uno fácilmente engañar y perderse en el camino y caer en la comodidad.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos de todo orden, ya que no existe una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

La administración del tiempo es de una forma el reflejo de la personalidad; “dime como gastas tu tiempo y te diré cómo eres”. Nos hallamos, ante un asunto de técnicas y también de actitudes básicas, de aprendizaje conceptual, de comportamiento, de compromisos vitales, de estrategias, de madurez y de expresión espontánea, vital y creativa.

La historia muestra que ha habido 4 generaciones en la administración del tiempo, y se puede concluir que la esencia del mejor pensamiento en esta materia está contenida en la siguiente frase: << “Organizar y ejecutar según prioridades” >>. Esta frase representa una evolución en el manejo del tiempo y del modo de proceder en consonancia constituye el centro de una amplia variedad de enfoques y materiales.

En el avance de una mejor administración del tiempo, cada generación toma como base a la anterior y nos proporciona mayor control de nuestra vida. La primera ola o generación podría caracterizarse por las notas y listas de tareas, que tendían a proporcionar cierto reconocimiento y totalidad a los múltiples requerimientos planteados a nuestro tiempo y a nuestra energía.

La segunda generación se distingue por el uso de las agendas, haciendo de esta manera un intento de programar los eventos, reuniones y actividades del futuro.

La tercera generación además de apoyarse en las anteriores suma el ingrediente de seleccionar las actividades según un estado de prioridad a según de su importancia relativa. Además se centra en el establecimiento de metas, objetivos a corto, mediano y largo plazo, hacia los cuales se orientarán el tiempo y la energía. Obvio que también incluye el concepto de la planeación diaria, del plan específico para alcanzar determinada meta y actividades a las que se les atribuye mayor valía. Si bien la tercera generación ha aportado en administrar el tiempo, proporcionando un control “eficiente” de las actividades, a menudo resulta contraproducente, ya que produce expectativas que chocan con las oportunidades de desarrollar relaciones ricas, satisfacer necesidades humanas, y disfrutar de momentos espontáneos.

 

La cuarta generación ha emergido y parte del hecho que la administración del tiempo es en realidad una denominación ‘poco feliz’; el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos. La satisfacción depende tanto de la expectativa como de la realización, y ésta reside en nuestra área de control, nuestro SER. Esta última opción se centra en preservar y realizar las relaciones y alcanzar resultados.  Básicamente nosotros le dedicamos nuestro tiempo al resultado de una combinación entre dos factores, aquello que cae en lo ‘URGENTE’ o en lo ‘IMPORTANTE’. Lo urgente significa una atención inmediata, “¡ahora!”; la importancia, por otra parte, tiene que ver con lo significativo de los resultados.

 

MATRIZ DEL TIEMPO

Siguiendo estas dos variables surgen 4 opciones a considerar:

 

  SI URGENTE

 

NO URGENTE
SI IMPORTANTE  

I

Actividades:

§  Crisis y fácil irritabilidad

§  Problemas apremiantes

§  Proyectos por vencer

§  Alto estrés por cumplir

 

II

Actividades:

§  Prevención

§  Planeación

§  Construcción de relaciones

§  Reconocer oportunidades

§  Ambiente relajado y respetuoso

NO IMPORTANTE  

III

Actividades:

§  Interrupciones

§  E-mail, informes sin importancia

§  Reuniones sin importancia

§  Atención a cuestiones inmediatas

§  Actividades populares

 

 

IV

Actividades:

§  Trivialidades, ajetreo inútil

§  E-mail basura

§  Algunas llamadas telefónicas

§  Atención a situaciones superfluas

§  Exceso de actividades de “descanso”

 

El mal uso del tiempo es patógeno, como es normal cuando una cosa cualquiera se usa mal, haya que sufrir consecuencias negativas. El tiempo es la vida. Usar mal el tiempo es usar mal la vida. Sería un milagro poder hacerlo impunemente.

 

 

 

TAREA

1° Haz toda una lista de actividades que llevas a cabo todos los días:

Arreglo personal / Sacar al perro a pasear y atender sus necesidades / Tomar mis alimentos / Llevar a los hijos a la escuela / Conducir al trabajo y a la casa / Responder correos / Asistir a juntas / Analizar información / Estudiar / Resolver conflictos / Llenar formatos / Responder llamadas / Tener reuniones 1 a 1 / Hacer pagos / Ver la TV / Ir a jugar con los hijos / Ir al cine con mi esposa / Hacer Ejercicio / Asistir a mis sesiones de Coaching / Leer un libro o revista / Escuchar música / Atender visitas / Hacer viajes de supervisión / Ir al doctor / Presenciar eventos / Visitar familiares / Estar con amistades / etc. etc. En cuanto a tu dinámica de trabajo, es importante que detalles tus actividades rutinarias: cotidianas, frecuentes, ocasionales, esporádicas, así como tus actividades de esparcimiento con igual criterio.

2° Ubicar cada una de esas actividades en el cuadrante que creas que encaja

3° Al terminar, observa con detenimiento que te dice tu Matriz del Tiempo.

4° Contesta por escrito las siguientes preguntas:

  • ¿En dónde se centran tus actividades?
  • ¿En qué cuadrante normalmente te mueves?
  • ¿Cómo te sientes ante eso que percibes?

4° Identifica aquellas actividades que más te consumen tiempo

5° Señala de estas, aquellas actividades que exclusivamente te corresponde hacer dada la responsabilidad que exige tu puesto.

6° Separa las restantes que a tu juicio pueden ser realizadas por alguien más

7° Ante esto, ¿qué actividades podrías delegar que, de hacerlo, te liberaría y tendrías más equilibrio en tu vida?

8° De delegar todas esas actividades, haz una NUEVA Matríz del Tiempo

9° Observa el resultado de hacer dichos cambios

10° Contesta las siguientes preguntas:

  • ¿De qué te das cuenta con estos cambios?
  • ¿Qué beneficios te traerá esta reorganización de tus actividades?
  • ¿Cómo te sientes al respecto?
  • ¿Qué aprendes de todo lo que te dejó este ejercicio de reflexión?

 

Ahora, de todas tus actividades cotidianas, aplica la técnica ABCDE para que puedas identificar prioridades (por su nivel de importancia (beneficios o consecuencias) y clasifícalas de acuerdo a su nivel de impacto, de mayor a menor, asígnale fecha para su atención o ejecución así como tiempo de duración.

TÉCNICA “ABCDE”

PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PRIORIDADES

 

El método ABCDE para establecer prioridades es una poderosa técnica, sencilla y eficaz, que es importante utilizar cotidianamente.

Tomando como base la lista de actividades elaborada, se escribe una A, B, C, D o E delante de cada asunto antes de empezar la primera tarea.

 

Prioridad Significado de la tarea con ese nivel de prioridad
A Es muy importante, debe hacerse o de otra manera se tendrán graves consecuencias. Son tareas que sólo puedes hacer tú, es decir no es posible delegarlas, que están vinculadas directamente con tus áreas clave de resultado y con tus metas.

Si tienes varias tareas “A”, prioriza escribiendo A1, A2, A3, etcétera.  La tarea A1 es aquella que tendrá que realizarse primero y de forma consistente hasta terminarla.

 

B Es una tarea que debe hacerse, pero sus consecuencias son menos importantes.

Revisar el correo, puede ser una tarea de esta prioridad.

C Son tareas que pueden ser delegadas. Es necesario delegar lo que otras personas puedan hacer para de esta manera contar con mayor tiempo disponible para las tareas “A”
D Es una actividad que sería agradable hacer, pero que no hay consecuencias en el trabajo, se lleve a cabo o no. Ej.:comer con algún amigo, una llamada personal, una reunión social.
E Es una tarea factible a eliminarse sin ninguna consecuencia. Puede ser una tarea que fue importante y ha dejado de serlo

Puede ser algo que se hace por costumbre.

 

La clave fundamental está en la ejecución, en disciplinarse para trabajar siempre con la tarea A1 y mantenerse en ello hasta terminarla.  Y después continuar con la siguiente prioridad.

 

Ejercicio

 

Elabora una lista de tareas para realizar el día de mañana y determina qué prioridad tienen en función de la meta con la que están relacionadas.

 

Lista diaria de tareas Prioridad
A B C D E
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           

 

Describir los resultados, no de las actividades, sino del efecto del uso de haber marcado prioridades y de haber seguido el procedimiento en el uso del tiempo.

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Por Master Coach Conrado Carlos Alonso Izaguirre

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