Es sumamente conveniente en la formación o reconstrucción de todo grupo de trabajo una estructura sobre la cual puedan descansar y apoyarse las muy diversas ideas respecto a su conducción y acción del grupo, el establecimiento de sus metas y sus métodos de trabajo para lograrlas. Estas ideas no son sencillas, y es necesario destilarlas, refinarlas y organizarlas de la manera que el líder pueda ordenarlas sabiamente bajo la apreciación de los principios de las relaciones humanas inherentes a la conducta de conjunto.
Un conductor de grupo con el afán de facilitar el desempeño del conjunto en un estado de crisis o turbulencia organizacional y busque una serie de artificios para aplicar en todas las situaciones, quedará decepcionado y generará un fuerte daño al grupo y ambiente laboral.
Es necesario comenzar con una simplificación excesiva pero útil considerar. Todas las formas de vida tienen requisitos para la existencia que intentan satisfacer. El hombre a diferencia de los demás animales, es un ser teleológico, puede proyectar sus pensamientos y deseos en el futuro. De esta manera es motivado y obra en consecuencia con respecto a determinados objetivos. A través de su proceso de pensar, establece metas y acepta retos que le detonan su espíritu aspiracional y eso mismo le invita a ejercer su voluntad en esforzarse y llevar a cabo acciones que de principio a fin adquieren sentido, únicamente en relación a tales objetivos.
Para exponer esto de otra manera, dado que solamente el hombre está facultado para pensar a futuro, sólo él selecciona metas que representan tanto deseos como necesidades. Habiendo deseado eso que busca e identificado eso que necesita satisfacer, y habiendo definido las metas, procede a obrar de la manera que según cree le permitirá alcanzarlas.
El mismo análisis básico se puede aplicar a los grupos, ya que están constituidos por individuos. Los grupos también tienen deseos y necesidades –ya dijimos en lo individual pero ahora también en lo colectivo- por tanto, para alcanzar sus metas deben de emplear ciertos medios, ya que al ser individuos, cada uno canalizará su energía de manera distinta y es cuando se observa un efecto de entropía, o sea, la energía humana se encuentra en caos y lo que debe de hacer un conductor de grupo o líder, es saber encausar esa energía hacia una misma dirección propiciando otro efecto llamado sinergia. Para ello, deben de emplear ciertos medios y seleccionar ciertas técnicas. Estos son los tres elementos básicos en el proceso del grupo: el conjunto de personas que conforman el grupo, las metas que se desean o necesitan alcanzar y las técnicas a emplear para lograr el mejor desempeño individual y de conjunto.
El grupo
Para simplificar aún más el problema, se supondrá que el grupo ya existe y que están trabajando en él ciertas motivaciones y nos apoyaremos en el siguiente esquema (fig. 1) Las figuras pequeñas dentro del círculo representan los miembros que lo integran. Las flechas grandes y las pequeñas representan las varias fuerzas en juego. Cabe señalar que el individuo en el grupo, es único en cuanto es distinto a todo otro miembro del mismo. Trae al grupo ciertos intereses, impulsos, inquietudes, motivaciones. Tiene ciertas expectativas y aspiraciones que puede haber traducido o no en metas particulares. Trae también consigo un conjunto de valores, disposiciones, hábitos, emociones y creencias definidos. Estas cosas, que mayormente se han referido a sí mismo, ahora las proyecta él también a los integrantes del grupo y a éste como a un todo. Estos impulsos básicos individuales están indicados por las pequeñas flechas que se dibujaron al lado de cada persona.
Fig. 1 Tipos de fuerzas que actúan sobre los individuos
Aun cuando los rasgos del individuo enumerados precedentemente pueden considerarse como fuerzas positivas, se debe recordar que el hombre lleva también al grupo ciertas fuerzas negativas, creencias limitantes, frustraciones, rencores, inhibiciones y temores. Ha desarrollado ciertos esquemas de ajuste para sus fracasos pasados e introduce estos esquemas en el grupo, como se ilustra con las pequeñas flechas punteadas dibujadas alrededor de la figura cada individuo. Hay otros rasgos negativos que impactan al sistema colectivo. Tal vez el miembro no esté verdaderamente interesado o convencido en el grupo o en las metas, sino que trae un motivo ulterior, un propósito oculto tal como las ganancias personales. Puede tener una imagen propia del papel que le gustaría desempeñar en el grupo. Este puede ser un rol totalmente diferente de aquel para el cual está capacitado o asignado.
En el proceso de interacción dentro del grupo surgen otras fuerzas nuevas, fuerzas que se originan en el individuo, pero que se presentan únicamente a causa de su interacción con los otros miembros, dado que aparecen un sinnúmero de rasgos de personalidad, algunos agradables y otros no, coadyuvando o obstaculizando la colaboración. Estas líneas de fuerzas que surgen de las relaciones del grupo están representadas en el dibujo, por las flechas con largas astas de línea quebrada.
Los especialistas hablan de la atmósfera o del clima de un grupo, de los esquemas de comunicación, de los “sentimientos del nos”, de la definición del papel general, de las normas del grupo, y de las habilidades y competencia de los demás, de las expectativas no cumplidas y muchos otros temas más, generando diversidad de reacciones. Tomadas en conjunto se conocen comúnmente como la dinámica interna de la conducta del grupo.
Por último, existen otras fuerzas que ejercen efecto en el grupo. Ningún grupo actúa en el vacío, y las normas de la cultura de la organización, de la que el grupo es parte, ejercen una presión constante desde el exterior. Si los mensajes son negativos, críticos y amenazantes, las demandas exigentes o extremas y las evaluaciones exhaustas o injustas se puede imaginar el impacto negativo que éstas hacen en el ánimo, la confianza, la actitud, el desenvolvimiento de los miembros del grupo y como consecuencia en los resultados del conjunto. Estas están ilustradas por las flechas llenas fuera del círculo, y a esto se le llama la dinámica externa del grupo. Todo grupo siente la fuerza y presión que ejerce la comunidad o de la tabla de valores del cual es parte, probablemente emprenderá y realizará ciertas obras que son “aceptables” o rechazará otras que no lo son.
Metas del grupo
Antes que nada, debemos preguntarnos, ¿A qué se debe que formamos grupos? La respuesta más sencilla es que nos agrupamos para lograr algo que de manera individual sería imposible de lograrlo. Entonces, todo grupo para que justifique su existencia, debe de tener objetivos, es decir, fines que procura, ya estén, éstos manifestados de manera explícita o sobre entendidos. Cabe mencionar que es común ver que hay veces que los grupos parecen tener poca idea de los motivos de su existencia, que es lo que intentan realizar, qué razón hay para participar en las actividades que realizan. Lo más conveniente y necesario es que los líderes inviertan tiempo para comunicar o compartir con todos los miembros del grupo los propósitos de manera más específica. A menudo están bien definidos o especificados, pero cuando no, es necesario hacerlo, porque de ahí parte todo. Tales objetivos pueden ser de largo alcance, como también de corto plazo, pueden ser objetivos de propósitos múltiples o únicos, específicos o generales.
Si se desea que un grupo produzca, debe de tener metas claras y específicas y éstas deben de comprenderse plenamente, labor que le corresponde al líder del equipo o al encargado del área asegurarse. Para validar su progreso, deben de existir metas intermedias o pasos a cumplir y para lograr su eficiencia, deben de incluirse indicadores de desempeño adecuados que nos indique el uso racional de los recursos empleados. ¿Quién las elige o define? Hablando que la forma de trabajar más eficientemente es mediante la práctica de la democracia, entonces es el grupo mismo el que debe de proponer, discutir, evaluar y definir todo, porque eso mismo lo clarifica, y lo compromete. Véase la fig. 2
